İş Süreçlerini İyileştirme Metodu: Six Sigma

Adını İngilizcede altı sayısının karşılığından almış olan Six Sigma, iş süreçlerini iyileştirmek ve müşteri memnuniyetini artırmak için kullanılan istatistiksel bir metodolojidir. Motorola şirketi tarafından geliştirilen bu yöntem daha sonra farklı sektörlerde yaygın olarak kullanılmıştır. Altı Sigma, süreçlerdeki değişkenliği azaltarak ve hata olasılığını düşürerek çalışır.

Temel amacı, iş süreçlerinin istikrarlı bir şekilde yüksek kalitede çalışmasını sağlamak ve sürekli olarak iyileştirmeler yaparak hataları ve verimsizlikleri en aza indirmektir. Six Sigma, iş süreçlerinde kaliteyi artırmanın yanı sıra maliyetleri düşürmeye, müşteri memnuniyetini artırmaya ve verimliliği yükseltmeye odaklanır. Bu nedenle, birçok şirket ve kuruluş bu yöntemi kullanarak süreçlerini optimize etmeye çalışır. 

Six Sigmanın Amaçları

Müşteri memnuniyetini artırır: Six Sigma, iş süreçlerini müşteri odaklı bir şekilde optimize etmeyi hedefler. Müşterilerin beklentilerine uygun ürün ve hizmetler sunarak müşteri memnuniyetini artırmak temel amaçlardan biridir. Bu da müşteri sadakatinin oluşması ve tekrarlayan iş fırsatları anlamına gelir.

Maliyetleri düşürür: Verimlilik artışı ve hataların azaltılması, iş süreçlerinin maliyetlerini düşürmeye yardımcı olur. İşlemlerdeki hataların ve tekrar işlemlerinin azaltılması, malzeme ve iş gücü kaynaklarının daha etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar.

Süreç verimliliğini artırır: Six Sigma, süreçlerin analiz edilmesi ve optimize edilmesi yoluyla verimliliği artırmayı hedefler. İş süreçlerindeki gereksiz adımları, gecikmeleri ve atıkları belirleyerek sürecin daha akıcı ve hızlı bir şekilde ilerlemesini sağlar.

Kaliteyi artırır: Metodoloji, hataları ve defoları en aza indirerek ürün ve hizmetlerin kalitesini artırmayı amaçlar. İstatistiksel analiz ve veri kullanımı sayesinde süreçlerdeki kalite sorunları daha iyi anlaşılır ve düzeltilir.

Rekabet gücünü artırır: Six Sigma sayesinde şirketler daha yüksek kaliteli ürün ve hizmetler sunabilirler. Bu da müşteri tercihlerini kazanmaya ve rekabetçi bir avantaj elde etmeye yardımcı olur. Piyasada daha iyi bir konum elde ederek rakiplerden ayrışabilirler.

Veriye dayalı kararlar: Six Sigma süreçlerinde veri ve istatistiksel analiz merkezi önemli bir rol oynar. Bu sayede kararlar daha objektif ve veriye dayalı olarak alınır. Böylece yanıltıcı varsayımlar yerine gerçek verilere dayanarak iyileştirmeler yapmak mümkün olur.

Six Sigma, istatistiksel yöntemleri ve veri analizini temel alır. Ana hedef iş süreçlerindeki değişkenlikleri ve hataları anlamak, nedenlerini belirlemek; süreçleri daha istikrarlı hale getirmek için düzeltici ve önleyici önlemler alarak kaliteyi artırmaktır.

Yöntem, DMAIC ve DMADV olmak üzere iki ana yaklaşımı içerir. DMAIC adı verilen süreç iyileştirme metodolojisinin adımları şöyledir:

Define (Tanımla): İlk adım, iyileştirme yapılacak sürecin net bir şekilde tanımlanmasını içerir. Bu adım, aşağıdaki aşamalardan geçerek gerçekleştirilir:

• İyileştirilecek sürecin hedefleri belirlenir.

• Sürecin kapsamı tanımlanır, hangi aşamaları içerdiği açıklanır.

• Müşteri beklentileri ve gereksinimleri anlaşılır.

• Proje ekibi oluşturulur ve roller belirlenir.

• İyileştirme projesinin başarısı için ölçülebilir hedefler belirlenir.

Measure (Ölç): Bu adımda mevcut süreç hakkında veri toplanır ve analiz edilir:

• Süreçle ilgili veriler toplanır ve niceliksel olarak ölçülür.

• Bu veriler kullanılarak sürecin mevcut performansı değerlendirilir.

• Süreçteki değişkenlik ve hatalar tespit edilir.

• Süreç performansı hakkında istatistiksel analizler yapılır.

Analyze (Analiz Et): Bu adımda toplanan veriler istatistiksel olarak incelenir ve sorunların kökenleri belirlenir:

• Veriler analiz edilerek süreçteki olası sorunlar ve zayıf noktalar tespit edilir.

• Bu sorunların nedenleri ve etkileri anlaşılmaya çalışılır.

• Kök neden analizleri yapılır, temel sorunların kaynağına inilir.

• Hangi faktörlerin süreci olumsuz etkilediği ve nasıl düzeltilebileceği değerlendirilir.

Improve (İyileştir): Bu adımda süreci daha iyi hale getirebilmek için çeşitli stratejiler geliştirilir ve uygulanır:

• Sorunların çözümü için farklı stratejiler ve yöntemler oluşturulur.

• Bu stratejilerin etkileri ve olası riskleri değerlendirilir.

• Seçilen stratejiler uygulanır ve sürecin iyileştirilmiş versiyonu oluşturulur.

Control (Kontrol Et): Son adımda ise elde edilen iyileştirmelerin sürdürülebilirliği sağlanır:

• İyileştirilmiş sürecin performansı düzenli olarak izlenir ve ölçülür.

• Gerekli durumlarda düzeltici önlemler alınır.

• Sürecin yeniden değişkenlik ve hatalara karşı korunmasını sağlamak için kontrol mekanizmaları oluşturulur.

• Eğitimler ve yönergeler aracılığıyla tüm paydaşların yeni süreci etkili bir şekilde benimsemesi sağlanır.

DMAIC, süreç iyileştirmesi için aşamaların düzenli ve veriye dayalı bir yaklaşımla takip edilmesini sağlayarak kalite ve verimlilik artışına odaklanır.

DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) olarak adlandırılan yöntemin akışı ise aşağıdaki gibidir:

Define (Tanımla): İyileştirilecek yeni bir süreç veya ürün tasarımı için hedefler belirlenir.

Measure (Ölç): Mevcut performansı değerlendirmek için veriler toplanır.

Analyze (Analiz Et): Potansiyel tasarım seçenekleri analiz edilir ve en iyi tasarım seçilir.

Design (Tasarla): Yeni süreç veya ürün tasarımı detayları oluşturulur ve uygulanır.

Verify (Doğrula): Yeni tasarımın gereksinimlere uygunluğu doğrulanır.

Birçok şirket ve kuruluşun kullandığı Six Sigma metodolojisi, süreçleri optimize etmeye çalışmaktadır. Bu yöntemlere bakıldığında günlük yaşantımızda bu akışları kullanarak kendi süreçlerimizi organize edebiliriz.